«Тендеры перестали быть справедливыми»

«Золотой век» event-индустрии, когда практически любое агентство могло организовать праздник, просто построив сцену и пригласив артистов, давно прошел.

«Золотой век» event-индустрии, когда практически любое агентство могло организовать праздник, просто построив сцену и пригласив артистов, давно прошел. Сегодня это бизнес с высокими требования к компетенциям и рисками. Рынок требует от сотрудников агентств новых навыков. Например, умения разбираться в государственных закупках.

О том, как тендеры постепенно превратились в главный инструмент трансформации event-рынка, рассказал управляющий партнер компании IQ PRO Андрей Торяник.

Андрей Анатольевич, event – это же креатив, творчество. Зачем агентствам думать о таких приземленных вещах, как тендерные процедуры и конкурсная документация?

Event-рынок очень сильно изменился за последние годы. Что делают все компании в условиях финансовой неопределенности? Первое - снижают бюджет на маркетинг и рекламу. При этом количество мероприятий не меняется, снижаются их бюджеты. Все экономят на мероприятиях.

Есть и еще одна тенденция – постепенная монополизация государством различных рынков. Event - не исключение. Раньше доля государственных заказов в нашей сфере составляла около 30%, сейчас – не менее 60%. Эти цифры будут только расти. Что такое работа с государством? Это участие в государственных закупках, и других альтернатив нет.

Для event-агентств это болезненная трансформация, требующая иных компетенций, нежели работа с коммерческими заказчиками. Все привыкли выезжать на креативе, творческих концепциях. Однако в государственных закупках креатив – не самое важное. Важна качественная подготовка тендерной документации и соответствие квалификационным требованиям к участникам той или иной государственной закупки.

Что делать агентствам, на кого менять креативщиков?

Не нужно никого менять. В агентстве должно быть специализированное отделение по работе с государственными закупками, специалисты которого должны знать положение 44 или 223 Федерального закона, их основной функционал – поиск тендеров, их анализ и формирование экспертного решения об участии или неучастии агентства в закупке.

Стоит добавить, что подготовка документации на участие в закупках такого рода часто требует привлечения сторонних специалистов. Например, услуг по проектированию, расчета нагрузок, формированию схем логистики и т.п. В итоге вы еще даже не подали заявку на тендер, не имеете ни малейшего шанса на успех, но уже несете заведомо невозвратные расходы. Расходная часть при подготовке любого серьезного проекта, например, такого, как празднование Дня Города, может доходить до 500 тыс. руб.

Далеко не каждое агентство может позволить себе такое дорогое удовольствие. Поэтому главная задача штатного отдела по работе с государственными закупками в event-агентстве – это оценить, имеет ли смысл вообще включаться в тот или иной тендер?

Как это можно просчитать?

Самое главное, понять: это свободный конкурс или он написан под какого-то определенного исполнителя? Будем откровенны, сейчас свободных конкурсов на значительные суммы на рынке практически нет. Это жесткая правда сегодняшнего времени. Вы готовите документацию, тратите ресурсы, время, но в итоге проигрываете еще на старте.


 

Единственное, что может помочь избежать такой ситуации, - опыт и квалификация ваших сотрудников. Есть много признаков, которые указывают на то, что конкурс написан под кого-то. Например, слишком сжатые сроки подготовки документов или специфические требования: привезти определенный творческий коллектив из определенной страны с определенным названием. Для опытного специалиста это - отчетливые сигналы, что конкурс «чей-то».

Что делать в таком случае? Отказываться от участия?

Если вы правильно оцените свою ресурсную базу, и придете к выводу, что сможете выполнить все условия, то можно попробовать свои силы. В случае проигрыша есть вариант обратиться в ФАС. При должном уровне знаний и навыков можно опротестовать решения по 80% конкурсов. Потому что «креативность» у заказчиков тоже истощена, и они также допускают ошибки при формировании конкурсной документации.

Есть ли в этом смысл? Как потом будут складываться отношения с заказчиком?

Это выбор каждой компании, по какому пути пойти. Учитывая, что государство все-таки пытается бороться с коррупцией и делает акцент на открытость конкурсов, шанс войти в проект таким способом есть. Но и риски при этом возрастают: потом ты можешь получить существенные проблемы при закрытии проекта и сдачи отчетной документации.

Вы говорили о компетентных сотрудниках. Насколько сложно их найти?

В Москве с кадрами проблем не возникает. Если задаться целью, можно найти нужных специалистов. Это, прежде всего, бывшие работники органов государственной исполнительной власти, которые сами формировали тендерную документацию и знают, на каких принципах она строится, куда нужно смотреть, чтобы понять, стоит или не стоит вступать в игру. Есть много компаний, которые специализируются на конкретных нишах, например, на опротестовании итогов конкурсов. В регионах все немного сложнее.

С какими подводными камнями может столкнуться агентство, которое выиграло конкурс и начало работу над проектом?

Часто агентствам не хватает знаний о том, что именно скрывается под той или иной бюрократической формулировкой. Есть такой пункт в документации: «Согласовать и напечатать». Для тех, кто работает в event-индустрии, это простая вещь – написали письмо по электронной почте, приложили макет, получили в качестве ответа «Ок» и напечатали. Но в конкурсе это совершенно другая процедура. Нужно направить официальное письмо «Просим согласовать» с перечнем материалов, получить официальное подтверждение – «Согласовано!». У заказчиков множество рычагов давления на победителя конкурса, особенно если выиграло «неугодное» агентство. Можно отправлять письма и не получать согласования. Мол, не нравится. Что именно не нравится – без комментариев! В результате есть риск недополучить денег за проект, а при самом негативном сценарии – попасть в список неблагонадежных поставщиков с отстранением от участия в конкурсах на два года и «черной меткой» на репутации.

С частными компаниями иметь дело проще, чем с государством?

И да, и нет. Порядок проведения государственных тендеров хотя бы закреплен законодательно, есть процедуры, которые государственные заказчики не могут обойти. Коммерческая компания полностью формирует под себя конкурсную документацию. Она не обязана соблюдать положения федеральных законов о закупке. И в этой части возникает проблематика. Если государственную закупку отменить крайне сложно и это может вызвать серьезные вопросы к организаторам этой закупки, то коммерческий тендер заказчик может отменить без обнародования причин отмены. И это очень сильно влияет на уровень доверия к результатам коммерческих тендеров.

Как event-рынок реагирует на возросшую значимость тендерных процедур?

Эта ситуация толкает агентства к трансформации. Агентства начинают менять свои бизнес структуры, укрупнять подразделения. Особенно это характерно для миллионников. Чтобы спешно работать в Москве event-компания должна отвечать ряду требований и правил: штат, постоянный офис, порядок в отчетности. Любая проверка перед тендером подразумевает, что служба безопасности заказчика может приехать в ваш офис и запросить уставную документацию вашей компании и проверить штатную численность и работоспособность офиса. Есть целый список формальных вопросов, на основании которых они сделают вывод, допускать тебя к тендеру или нет.

Отдельный вопрос – финансовые резервы. Практически во всех государственных закупках подразумевается определённые процедуры, как-то: финансовое обеспечение, банковская гарантия и пост оплата. Если речь идет о небольшом мероприятии, то финансовая нагрузка не слишком возрастает, но применительно к крупному мероприятию, например, городскому празднику с бюджетом 300 млн. рублей, выше перечисленные пункты становятся очень серьезным вопросом. Это тоже отсекает значительную часть игроков.

Что в итоге происходит? Сейчас большие мероприятия делаются определенным кругом компаний, и это неизменно сказывается на уровне конкуренции и качестве организации мероприятия.

Как в этом случае стоит выстраивать стратегию начинающим агентствам?

Есть множество мероприятий: по лини образования, туризма, культуры. Маленькие конкурсы с небольшим бюджетом. Если позволяют фантазия и бесстрашие, то можно начинать с них. Но необходимо помнить, что каждый неучтенный риск или ошибка при подготовке тендерной документации могут обойтись достаточно дорого. Будьте готовы к тому, что все, что происходит – это ваши коммерческие риски. Никто не будет вам помогать. Вы либо идете по этому пути, либо не идете – это ваше решение!

Интервью взяла Наталья Гордеева