FIFA

На границе Event и стройки.

Как мы создали 110 тыс. квадратных метров коммуникаций временной инфраструктуры в «Лужниках»?

Одной из специализаций нашей компании является управление проектами. И проект ЧМ 2018 в Лужниках стал мощным вызовом для нашей команды.

  1. «Не зная броду, не лезьте в воду». Сразу огорчу многих коллег по отрасли - такого рода проекты сопряжены с большим количеством явных и скрытых рисков, которые на этапе подготовке выявить крайне сложно. Для этого требуется целый ряд компетенций, которыми как правило не обладают специалисты обычных агентств. Будьте готовы к расширению специализированного штата – архитекторы, разработчики, проектировщики, сметчики, технологи, специалисты по электрике, т.е. специалисты, которые для обычного event`a не нужны, а в подобных проектах без них не обойтись В каждом регионе существует своя система прохождения согласований и получения разрешений для объектов в технической инспекции, МВД, МЧС и т.д., и все дело в том, обладает ли агентство доступом к нужным ресурсам – консультациям, получении экспертизы и т.п.
    Необходимо добавить и про жесткий контроль за всеми процессами со стороны ОРГ комитета, технического заказчика и АО Лужники.

Для нас проект FIFA стал уникальным опытом, позволившим выйти на новый уровень управления проектами.


 

  1. «Первое, что понадобится - мощный коллектив». Поскольку глобальные проекты очень сложные, то не существует единой матрицы, как подойти к формированию структуры коллектива. Есть линейные менеджеры, которые работают на площадке, проходя километры каждый день, есть back-office, который работает круглосуточно, собирая информацию, анализируя ее, выдавая готовые ответы, есть подрядные организации, проектные группы, финансовые группы, есть группа закупок – и это тоже надо контролировать, так как у многих, видимо, существует неверное впечатление, что денег в таких проектах море. Бюджеты действительно кажутся большими, но за каждую копейку по каждой позиции ты отчитываешься, а позиций может быть под 500 тыс. единиц. Команда такого проекта - это живой организм, который нужно постоянно контролировать, чтобы он двигался в правильном направлении и с правильной скоростью.


 

«Одна из главных задач - поиск компромиссов». Так как требования заказчика все время менялись – к застройке, согласованиям, рабочей документации, соответственно, мы все время выступали в роли некоего коммуникатора между несколькими сторонами. С одной стороны, FIFA, многие требования которого противоречили действующему российскому законодательству, с другой - надзорные органы, с третьей – площадка и подрядчики. Приходилось постоянно искать компромиссы и договариваться.

  1. «Сформируйте резервы буквально для всего». В таких проектах не обойтись без подрядчиков. Но работа с подрядными организациями имеет свою специфику, так как ты не в состоянии до конца контролировать их работу. Выход – на каждую задачу у тебя должен быть один ключевой подрядчик и несколько дублирующих, таким образом ты резервируешь всю систему полностью.

Отдельно остановлюсь на финансовых резервах. Обязательно нужна финансовая «подушка», потому что ты, как управляющая компания, приглашаешь людей на работу, им нужно платить, и им все равно, что ты, например, не успел к этому моменту получить деньги от своего заказчика. Твой финансовый блок должен быть настолько мощным, чтобы ты мог при необходимости получить банковскую гарантию или кредитование, что позволит рассчитаться с подрядчиками.

Принцип резервирования касается и команды - у вас, по сути, должен быть отдельный офис, и отдельная команда под проект, которая будет заниматься только им.


 

  1. «Управление проектами – это управление рисками в первую очередь». Успешность любого проекта зависит от того, насколько ты на начальном этапе поймешь всю систему рисков.

     

  2. «Научитесь принимать вызов. Каждый день». Учитывая уровень мероприятия, каждый день работы над этим проектом был своего рода вызовом, и я не помню ни одного дня, когда бы не пришлось экстренно решать большой блок вопросов. Нам приходилось делать массу вещей, которые до этого казались невозможными, потому что уже после первого месяца работы атрофировалось чувство «нереальности».


 

  1. «Чтобы играть в такие игры, нужно иметь железные нервы». И не только нервы, потому что ты не можешь заниматься ничем другим, кроме этого проекта. Это постоянные совещания, постоянный контроль цепочек, постоянная работа с финансами, банками, подрядчиками, налоговыми органами и прочее. Твоя жизнь меняет свою форму и содержание.

Поэтому нужно четко понимать: зачем? Зачем это было нужно нам? Как говорится, у каждого свое сумасшествие. Мы - компетентное агентство, и именно такие проекты умеем делать очень хорошо. Мы получили новые знания, прокачали свои компетенции до нового уровня, расширили наши горизонты. Кроме того, мероприятия в «Лужниках» получили наивысшую оценку на уровне мирового сообщества. Такого не было за всю историю FIFA. Приятно осознавать, что мы тоже имеем отношение к этому празднику!

Что

Строительство временных зданий и сооружений на АО «Лужники» во время проведения Чемпионата Мира-2018.

Для кого

FIFA

Когда

14 июня - 15 июля

Где

Москва