Вертолеты Росии

Миссия выполнима: организовать VIP-мероприятия в 4 странах Азии за два месяца.

Осенью 2018 года мы получили запрос от холдинга «Вертолеты России» с предложением организовать презентацию образцов вертолетов АНСАТ и Ми-171А2 для VIP-аудитории стран-партнеров холдинга в Юго-Восточной Азии. От стандартного заказа этот запрос отличали несколько факторов. Прежде всего – крайне сжатые сроки. Нам предстояло провести четыре мероприятия за 2 месяца в четырех разных странах с абсолютно не похожим менталитетом: Вьетнам, Камбоджа, Таиланд, Малайзия. К этому нужно прибавить сложные локации (военные базы, аэродромы общего и специального назначения, на которых отсутствовала необходимая для проведения мероприятия инфраструктура) и особенности аудитории (только VIP-персоны на каждом мероприятии). К тому времени нами был накоплен большой опыт организации мероприятий за пределами России, и мы приняли этот вызов, несмотря на сжатые сроки.

Мы сформулировали 10 лайфхаков, благодаря которым можно минимизировать ошибки проведения мероприятий в странах с принципиально другим менталитетом.

10 лайфхаков по организации мероприятий в азиатских странах.

1.Помнить о сроках. Стандартный запрос клиентов в России: «Нам это нужно было еще вчера!». Однако, если у нас спешка, горячка и пятилетка за два года – в порядке вещей, то для Юго-Восточной Азии это не применимо. Азиаты – люди достаточно размеренные и последовательные, поэтому очень важно учитывать реальные сроки подготовки проекта. Необходимо закладывать минимум 4-5 месяцев на проработку мероприятия. В лучшем случае! Если же времени у вас в запасе нет, то тем более важно обратить особое внимание на те пункты, которые следуют далее.

2. Отправить «в поля» своего человека. Если вы решили готовить мероприятие в странах Юго-Восточной Азии самостоятельно, без помощи местного агентства, вам обязательно нужен будет свой специалист, который будет на протяжении всего времени подготовки к проекту жить в этой стране и лично встречаться с подрядчиками, проверять оборудование на складах, качество печати полиграфии и так далее. Очень хорошо, если он сможет увидеть специфику работы подрядчиков на местных мероприятиях.

3. Провести тендер агентств. Если вы все же решили, что безопасность в вопросах документации и соблюдение сроков вам важнее, чем 10-15% комиссии, которые берет местное агентство, то сделайте подборку агентств и встречайтесь с каждым из них лично. Эффективность такого подхода продиктована тем, что подрядчики гораздо более охотнее идут на контакт с местными, нежели с иностранными партнерами. Не забывайте, что милые вежливые лица и улыбки азиатов

во время встречи – совершенно не дают гарантий, что через неделю они не откажутся от проекта из-за его сложности, сроков или по любым другим причинам, которых может быть множество. В сложных зарубежных проектах очень важно найти правильного «интерпретатора» между вами и местными исполнителями, адаптируя требуемый уровень качества к местным реалиям и возможностям.

Во время работы над проектом «Вертолетов России» мы пошли другим путем, который оказался наиболее простым и как показал опыт – наиболее эффективным: мы запрашивали у площадок список их аккредитованных подрядчиков. Плюсы очевидны: площадки обычно не аккредитуют агентства низкого уровня и с недостаточной квалификацией, к тому же такой подрядчик досконально знает все нюансы площадки, да и отношение к нам со стороны площадки становилось более лояльным.

4. Выучить деловой этикет конкретной страны. Менталитет коллег из разных азиатских стран очень сильно отличается. К примеру, вьетнамцы – работящие, вежливые в коммуникациях, не ставят жестких ультиматумов. Тайцы же, наоборот, достаточно своенравные и импульсивные личности, со своеобразным чувством времени и сроков, а вот малазийцы достаточно сложны в общении, чувствительны к почтительному обращению, поэтому прежде, чем начинать партнерство с коллегами из других стран, тщательно изучайте особенности делового общения в каждой конкретной стране.

5. Продумать вопрос оплаты. Необходимо понимать, что московские привычки оплаты подрядчикам в последний день перед мероприятием в странах Юго-Восточной Азии неприменимы, потому, что международные переводы не приходят на следующий день – иногда подрядчики могут не увидеть денег в течение 5-6 дней.

Чтобы избежать неприятных ситуаций, обязательно стоит уточнить у своего банка порядок и сроки прохождения валютного контроля, форму предоставления документов и условий оплаты, которые должны быть прописаны в договоре с подрядчиком, чтобы перевод прошел без проблем и не вернулся обратно. Если у вас «горят» сроки реализации – это может стать гвоздем в крышку гроба проекта. Готовьте резервные варианты!

6. Консультироваться с юристами. Помните, что у местных подрядчиков могут возникнуть сложности не только с получением оплаты из России, но и с предоставлением отчетной документации по российскому стандарту. Телефон вашего юриста, имеющего международную практику, должен стать одной из самых «горячих» клавиш на вашем телефоне на период подготовки и проведения мероприятия.

7. Грамотно планировать логистику. Если вы решили везти выставочную или сувенирную продукцию из России за рубеж, важно помнить, что груз на границе могут задержать без ведомых причин и ни одна транспортная или логистическая компания, даже DHL, не даст вам 100% гарантии, что он придет по адресу в те сроки, которые прописаны в договоре. Более того, эти компании не занимаются «вытаскиванием» застрявшего груза с таможни, это может сделать или местный таможенный брокер, или ваш местный партнер. Это – существенный риск, который необходимо учитывать.

Еще один нюанс: транспортная компания не несет ответственности за упаковку и целостность доставки груза, поэтому вам необходимо самостоятельно крайне тщательно продумывать его упаковку.

Постарайтесь не везти через границу какие-то специфические вещи, а если везете – приготовьтесь к еще одной проблеме. К примеру, нам необходимо было вывезти из России около 2х килограмм сувенирной продукции, изготовленной из серебра, однако выяснилось, что компания DHL не

принимает серебро, как впрочем, и другие драгоценные металлы, к транспортировке, а частное лицо имеет право провезти в своем багаже ограниченное количество серебра.

Нашей компанией был подготовлен к перевозке пакет документов, который включал в себя экспертизу Министерства Культуры России о том, что продукция не представляет культурной и исторической ценности. Это позволило сотрудникам, летевшим пассажирскими рейсами, взять с собой сувенирную продукцию в качестве багажа.

Если вы везете печатные материалы, будьте готовы к тому, что их содержание может вызвать вопросы у таможенной или пограничной службы и их могут отдать на проверку и лингвистическую экспертизу в соответствующие ведомства. В итоге все эти сложности удлиняют сроки доставки, поэтому обязательно тщательно оценивайте всю систему логистики.

В нашем случае, вследствие сжатых сроков и специфичности процедуры согласования нашей рекламно-полиграфической продукции, было принято решение о производстве ее в России, таким образом, была решена задача оптимизации сроков согласования и стоимости. Однако если есть возможность и вас устраивает уровень качества продукции, старайтесь размещать заказы на производство у локальных подрядчиков.

8. Тщательно продумывать меню. Азиатская кухня определенно специфична для гостей страны, но, обратите внимание, что, если вы делаете мероприятие для местной публики, не стоит заказывать для них европейское меню. Если у вас есть неуверенность в качестве приготовления блюд и сервисе местных кейтеринговых компаний, самый верный способ – заказать кейтеринг из пятизвездочного отеля или взять в команду банкетного менеджера.

При выборе блюд стоит также обратить внимание на погодные условия, место проведения мероприятия и способы подачи (зависит от традиционной кухни каждой страны). Обязательно нужно уточнить у кейтеринга особенности употребления конкретных блюд - чтобы вашим гостям, к примеру, не пришлось их есть руками или использовать какие-то экзотические приспособления.

9. Внимательно проанализируйте особенности площадки. При выборе площадки в Юго-Восточной Азии действуют все те же правила, что и в России - нужно обращать внимание на несколько ключевых вещей: транспортную доступность, возможность заключать договоры с иностранным юридическим лицом, время на монтаж и демонтаж, возможность организации деятельности кейтеринга. Так, в результате тщательного анализа ситуации, в одной из стран нам пришлось рекомендовать заказчику сменить место проведения мероприятия. Наша рекомендация позволила провести мероприятие на другом, качественном уровне.

Отдельное внимание стоит уделить клинингу. Чистота по-европейски и чистота по-азиатски – это две большие разницы!!!

10. Выбирайте гостиницы поблизости от мест проведения мероприятий, обязательно с хорошим интернетом и bussines-room, где можно работать с документами, арендовать автомобили и, фактически, разворачивать внешний офис. Это поможет решить большой объем организационных вопросов.

Что

Презентация образцов вертолетов АНСАТ и Ми-171А2 для VIP-аудитории в Юго-Восточной Азии

Для кого

Компания «Вертолеты России»

Когда

Ноябрь – декабрь 2018г

Где

Социалистическая Республика Вьетнам, Королевство Камбоджа, Королевство Таиланд, Государство Малайзия